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A ideia central dos projetos de outsourcing e locação de impressoras é oferecer atendimento profissionalizado ao cliente final, e deixa-lo livre para dedicar-se a atividade-fim da empresa dele, ou seja, aquelas que promovem a geração de receita.

Paralelamente, o fornecedor da locação por ser uma empresa com maior volume de equipamentos, acesso direto aos fabricantes ou distribuidores e comprador de maiores volumes de toner e peças, consegue oferecer vantagens competitivas ao cliente.

Para projetos bem dimensionados, são identificadas impressoras e multifuncionais que suportam o volume de impressão previsto para o período contratado, eliminando a probabilidade de reinvestimento ao longo do contrato. Desta forma, após a instalação destes equipamentos, o fornecedor cuidará “apenas” da manutenção. E é justamente neste ponto que muitos se perdem.

Instalar os equipamentos, enviar toner, fusores e roletes, apurar o contador de páginas no final do mês… todas estas são tarefas importantes, mas não garantem a rentabilidade do contrato.

Além da utilização de produtos de boa qualidade, como os toners e peças comercializados pela GP, deve-se ter muita atenção às manutenções dos equipamentos. Se o objetivo é manter o contrato de outsourcing saudável financeiramente, o ideal é realizar as manutenções preventivas e evitar as manutenções corretivas, que são mais caras e realizadas em regime de urgência para minimizar os impactos que um equipamento inoperante causa.

Já a manutenção preventiva é normalmente utilizada para evitar falhas nos equipamentos depois de algum tempo ou volume de utilização. Trata-se de uma ação planejada e sistematizada de tarefas de prevenção e envolve inspeção, reformas, reparos, troca de peças etc. O intuito deste tipo de manutenção é evitar que a impressora ou multifuncional pare de trabalhar e deixe de produzir documentos, o que vai impactar diretamente no faturamento do prestador de serviços.

O principal objetivo da manutenção preventiva é manter a disponibilidade dos equipamentos. Realizada da maneira adequada, respeitando as orientações do fabricante e substituindo os componentes indicados, ela prolongará a vida útil do seu equipamento.

Além disso, a manutenção preventiva é previsível, o que ajuda nos processos de compras de peças e gestão do fluxo de caixa, afinal a demanda dos insumos é planejada de acordo com o volume de páginas impressas orientado pelo fabricante do equipamento. Outro ganho relevante é na imagem da empresa perante o cliente, que perceberá a organização e compromisso em não deixar o equipamento parado por falhas de manutenção.

A utilização de partes e peças que tenham a mesma performance do OEM também deve ser levada em consideração. Utilizar produtos de rendimento inferior, reduzirá o intervalo entre as manutenções e isso vai custar mais caro ao seu projeto, além de elevar o risco de ocorrer manutenção corretiva.

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